¿Cómo mejorar nuestra productividad?: Introducción al Método GTD de David Allen
Algunas personas encuentran serios problemas a la hora de cumplir sus compromisos, ya sea en el plano personal o en el laboral. Diversos factores intervinientes afectan el desempeño y la gestión del tiempo. El método Getting Things Done (GTD), desarrollado por David Allen, es una metodología de productividad personal que ha revolucionado la forma en que las personas abordan su trabajo y vida diaria. Publicado por primera vez en 2001 en su libro “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”, GTD se basa en la premisa de que nuestra mente no está diseñada para almacenar y gestionar todas nuestras tareas y compromisos. Por esto, Allen propone un sistema externo confiable para capturar, organizar y revisar nuestras responsabilidades, permitiéndonos liberar espacio mental y reducir el estrés. En estas líneas vamos a abordar el método, intentando explicar cada uno de sus pasos, para que cada uno de nuestros lectores obtenga una herramienta que pueda mejorar su calidad de vida o la de sus seres queridos.
Fundamentos Neurobiológicos y Psicológicos del Método GTD
Este método se fundamenta en los resultados arrojados por numerosos estudios científicos reconocidos, que a estas alturas todos conocemos, y por supuesto, también se apoya en algunos de los principios de la psicología cognitiva y la gestión del tiempo.
Una de las referencias neurobiológicas más relevantes es la que respecta a la capacidad de la memoria de trabajo. Como sabemos, se trata de la memoria a corto plazo, y como su nombre lo indica es la más limitada para retener y procesar información. Cuando intentamos recordar todas nuestras tareas pendientes, sobrecargamos esta capacidad, lo que puede llevar a estrés y disminución de la productividad. Estudios en psicología cognitiva y neurociencia han demostrado que externalizar las tareas en un sistema confiable (como listas y agendas) libera la memoria de trabajo, permitiendo un procesamiento más eficiente de la información.
También se nutre de los principios de Cognición Situada y Distribuida: esta teoría sugiere que el cerebro se apoya en el entorno para funcionar como una memoria externa, un desencadenante de acciones y una fuente de retroalimentación. El método GTD implementa estos principios al organizar las tareas en “memorias externas” accionables y ejecutar las tareas de manera oportunista y dependiente de la situación. Por otro lado, la importancia de la reducción del estrés: como ya vimos, la externalización de tareas y la organización sistemática de las mismas reduce la carga cognitiva y el estrés asociado con la gestión de múltiples tareas. Esto se alinea con investigaciones que muestran cómo la reducción de la carga mental puede disminuir los niveles de cortisol, la hormona del estrés.
Por último, pero no menos importante, vamos a mencionar la neuroplasticidad y los hábitos: la implementación constante del método GTD puede fomentar la neuroplasticidad, ayudando al cerebro a desarrollar nuevos hábitos y patrones de comportamiento más eficientes. La repetición de procesos organizativos y de revisión puede fortalecer las conexiones neuronales asociadas con la gestión del tiempo y la productividad. Estas referencias, si bien no son las únicas, muestran cómo los principios del método GTD están respaldados por investigaciones en neurociencia y psicología cognitiva, proporcionando una base sólida para su efectividad en la gestión del tiempo y la productividad.
Los Cinco Pasos del Método GTD
Partiendo de las bases teóricas mencionadas, encontramos que la metodología GTD consta de cinco pasos:
1. Recopilar: Básicamente se trata de capturar todas las tareas, ideas y compromisos en una especie de bandeja de entrada. En este primer paso vamos a recopilar todo lo que llame nuestra atención, esto incluye tareas por hacer, nuevas ideas a desarrollar, proyectos potenciales y cualquier cosa que necesite de nuestra acción o consideración. Para realizar esta “captura” vamos a utilizar herramientas como listas, fotos, aplicaciones o cuadernos para registrar todo. Es una buena idea concentrar estos registros para que luego sea más sencillo procesarlos.
Este paso nos va a permitir enfocarnos en una tarea con la tranquilidad de saber que lo que ha surgido está debidamente registrado para ser tratado posteriormente. También aliviará la carga de estrés porque ese pendiente ya no está en la mente dando vueltas y perturbando nuestra productividad.
2. Procesar: Ahora vamos a procesar lo que hemos capturado, es decir, volver sobre cada elemento registrado y decidir qué hacer con él. Primero hay que preguntarse respecto de cada captura si es accionable, esto significa si hay algo que hacer, alguna acción física y visible que permita completar la tarea. Si lo es, vamos a decidir cuál es la acción específica que debemos realizar, y si queremos hacerla. Llegados a este punto, podremos hacer la acción completando el pendiente, postergarlo para otro momento, pero ya teniendo en claro qué hay que hacer. Y, si no es interesante para nosotros, o no queremos hacerlo y podemos no hacerlo, simplemente lo clasificamos como basura, y se descarta.
Este segundo paso, nos permite hacer limpieza de pendientes y establecer un control ordenado sobre lo que aún tenemos pendiente.
3. Organizar: Posteriormente toca clasificar y priorizar las tareas en listas y categorías. Colocaremos, para ello, cada elemento en su lugar correspondiente, utilizando listas para aquellas cosas que aún no se completan; carpetas, para aquellas tareas o proyectos que están postergados por alguna razón; calendarios, para las tareas que requieren un tiempo o tienen vencimiento, etc.
Esta manera de organizar esas tareas pendientes o en curso y los recordatorios necesarios, conduce a que sean fáciles de acceder y revisar, aliviando la presión de tenerlas siempre presente en la mente para “no olvidarlas”.
4. Revisar: Claro que no alcanza con organizar todo, tenemos que revisar regularmente las listas para mantenernos al tanto de cómo vamos con nuestros pendientes. Las revisiones semanales son esenciales para mantener el control y el enfoque ya que nos permite estar al tanto de todas nuestras responsabilidades. También vamos a ir eliminando las tareas ya finalizadas, y aquellas que de pronto han perdido relevancia.
Este paso nos va a permitir detectar alguna falla, o quiebre en nuestro sistema de gestión, por eso es muy importante realizar esta revisión. Por otro lado, nos permite, por ejemplo, reconocer si estamos en una situación propicia para dar curso a alguna de las tareas postergadas.
5. Hacer: Ejecutar las tareas según su prioridad y contexto. Poner en marcha el método GTD implica utilizar un sistema confiable para tomar decisiones sobre qué hacer a continuación con confianza y claridad. Al priorizar nuestras acciones según el contexto, el tiempo disponible y la energía, sin duda nos permite encontrar el momento indicado para cada una de nuestras tareas, gestionando el tiempo que nos demanda y el esfuerzo personal.
Beneficios de Implementar el Método GTD
Es sencillo observar que el convertir esta metodología en un hábito, puede ofrecernos numerosos beneficios, incluyendo: reducción del estrés: al liberar la mente de la carga de recordar todas las tareas. De esta manera podemos concentrarnos mejor en el presente y reducir la ansiedad, lo que redundará sin dudas en una mayor productividad, ya que contamos con un sistema claro y organizado para priorizar y ejecutar nuestras tareas de manera más eficiente.
Transformando la Productividad y el Bienestar
Por otro lado, al tener todas nuestras responsabilidades capturadas y organizadas, podemos dedicar más energía mental a las tareas importantes y creativas. Dado que GTD es adaptable a diferentes herramientas y tecnologías, podemos personalizar el sistema según nuestras necesidades y preferencias. Por esta razón, el método GTD de David Allen puede llegar a ser una herramienta poderosa para gestionar el trabajo y la vida personal de manera más efectiva y sin estrés. Implementar GTD puede transformar nuestra productividad y bienestar, permitiéndonos alcanzar nuestros objetivos con mayor facilidad y claridad.
Mi lista de intereses es tan variada que 100 caracteres no me alcanzan.
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